ATA DE REUNIÃO ORDINÁRIA DA DIRETORIA DA 17.ª SUBSEÇÃO DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL – MOGI DAS CRUZES.

Aos vinte e cinco dias do mês de outubro de dois mil e onze, às dez horas, no Gabinete da Presidência da Casa do Advogado – 17.ª Subseção de Mogi das Cruzes, sita a Avenida Candido Xavier de Almeida e Souza, n.º 175 – Centro Cívico, sob a Presidência do Doutor Marco Soares, presente o Doutor Edison Vander Porcino de Oliveira – Secretário Geral Adjunto realizou-se reunião de Análise de Dados conforme prevista no PRO.QUALI 010, iniciando-se os trabalhos e lavrando-se a presente ata. Consignamos o não comparecimento do Doutor Ademir Aparecido Falque dos Santos – Secretário Geral, em razão de viagem agendada anteriormente.  Nesta reunião também presente as senhoras Evelin Vieira e Vanilda Carlos Silva, representantes do Sistema de Gestão da Qualidade na Subseção. O senhor presidente agradeceu a presença de todos e passou a palavra para a colaboradora do Sistema de Gestão da Qualidade Evelin, que participou a todos o desempenho obtido no preenchimento das pesquisas de satisfação do cliente no 3.º trimestre. Conseguimos obter o preenchimento de 190 cento e noventa pesquisas. Dando continuidade aos trabalhos, passamos a analisar as críticas e sugestões contidas nas pesquisas. Conforme os trimestre anteriores, constatamos que a maioria das críticas versam sobre os equipamentos disponíveis. O Presidente Dr. Marco Soares e o Diretor Tesoureiro Dr. Laudicir Zamai Júnior, remeteram via e-mail o ofício n.º 407/11 (wo) no último dia 17 de agosto de 2011 para o Vice-Presidente da Secional, Dr. Marcos da Costa, solicitando autorização para aquisição de mais 08 (oito) computadores que serão disponibilizados aos advogados. Consultando o CPS (Sistema de Controle de Processos de Subseções), a solicitação foi encaminhada ao Departamento de Controladoria no último dia 14 de outubro, para verificação de previsão orçamentária. Analisando as pesquisas preenchidas na Casa do Advogado, identificamos apenas algumas críticas em relação ao número de impressões gratuitas por advogado. Conforme consignado na Ata do 4.º Trimestre/2010 o advogado tem direito a 6 (seis) impressões gratuitas em razão do alto custo dos insumos para tal fim. A 17.ª Subseção – Mogi das Cruzes, segue a orientação da Secional, o serviço de impressão deve ser cobrado, conforme Tabela de Emolumentos. Recebemos ainda, críticas quanto aos computadores, cabe-nos informar que os computadores instalados no Saguão da Casa do Advogado foram substituídos em 14 de junho de 2011, são equipamentos novos, modernos e com configuração avançada. Registramos a solicitação da advogada Dra. Márcia Regina Shizue de Souza, OAB/SP 83.315 que requer a desvinculação da impressora da máquina copiadora, no entanto, cumprimos determinação da OAB/SP., não havendo possibilidade, por ora, de alteração O controle do número de impressões é feito através do numerador da máquina copiadora e posteriormente remetido para a empresa prestadora do serviço Simpress. Registramos a solicitação da advogada Dra. Alice Testoni Sanches, OAB/SP 84.103, sobre o envio de coroa de flores para homenagear passamentos. Conforme o Comunicado GDT N.º 1/10, a Diretoria da Secional deliberou em vedar a realização dessa despesa, face a inexistência de previsão orçamentária e o seu alto custo ante a expressiva quantidade de óbitos que ocorrem anualmente no Estado. Analisando os índices de satisfação do cliente descritos nas planilhas de avaliação do serviço é possível verificar a qualidade dos serviços prestados na Casa do Advogado de Mogi das Cruzes. Quanto as pesquisas preenchidas na Casa do Advogado de Guararema e sala da OAB localizada no Juizado Especial Federal não identificamos críticas ou sugestões relevantes. Passamos a analisar as pesquisas preenchidas na sala da OAB localizada no Fórum Central. Consignamos que as críticas recaem sobre os equipamentos disponíveis, principalmente os computadores por estarem ultrapassados e em razão do grande fluxo de utilização. A insatisfação dos inscritos é evidente nas pesquisas, bem como na planilha de avaliação do serviços prestados, todos os indicadores de satisfação do cliente ficaram abaixo da meta. Por esta razão, providenciamos a substituição da funcionária que prestava serviços naquela sala, buscando assim, o aperfeiçoamento de nossos serviços, a máxima eficiência, proporcionando o melhor atendimento aos inscritos.  Registramos ainda a solicitação da advogada Dra. Cinthia Regina Mestriner, OAB/SP 229.031, quanto a manutenção no sistema hidráulico do banheiro, em razão da descarga não estar funcionando corretamente. A solicitação já foi repassada ao funcionário Wilian de Oliveira para que providencie o imediato reparo. Passamos agora a analisar as pesquisas preenchidas na Sala da OAB localizada na Vara Distrital de Brás Cubas, ressaltamos que recebemos duas sugestões não identificadas de ampliação do espaço físico da sala, no entanto, enquanto a reforma e ampliação do Fórum Distrital de Brás Cubas não for executada não há possibilidade de ampliação do espaço físico. O resultado da avaliação das condições físicas instalações foi prejudicado, ficando pouco abaixo da meta. As críticas versam sobre os equipamentos disponíveis, assim como na sala do Fórum Central, o que pode ser constatado na planilha de avaliação do serviço, o índice de satisfação do cliente ficou muito abaixo da meta. No tocante a sala da OAB localizada no Fórum Trabalhista, assim como nas outras salas, recebemos algumas críticas em relação aos equipamentos disponíveis, em especial os computadores. Em relação a maquina copiadora foi aberto o RACAP n.º 01/017/2011 solicitando autorização para aquisição de mais uma copiadora, em razão da quantidade de cópias extraídas na sala do Fórum Trabalhista (aproximadamente 22.200 cópias média/mensal). O ofício foi protocolado no Gabinete da Vice-Presidência no último dia 14 de setembro de 2011. O processo foi autuado e encontra-se no Comitê de Gestão de Cópias e Impressões para análise. Quanto a sugestão efetuada pela Dra. Andréa Fernandes Fortes, OAB/SP 181.615, sobre a troca do piso, informamos que a troca será realizada nos próximos dias 29, 30 e 31 de outubro em razão de não haver expediente no Fórum Trabalhista. Registramos nesta ata que o Presidente desta Subseção, Dr. Marco Soares estará participando do XXXIV Colégio de Presidentes de Subseções, que será realizado entre os dias 27 a 30 de outubro no Bourbon Atibaia Spa Resort, na cidade de Atibaia, onde participará como 1.º Secretário do 3.º Painel de debates, o tema será “Direitos Humanos e Morosidade da Justiça”. Após essas considerações, passamos a analisar os indicadores de desempenho e o painel de bordo referente ao terceiro trimestre do ano de dois mil e onze. Conseguimos ultrapassar a maioria das metas, ficando abaixo da meta apenas no  indicador de desempenho Equipamentos Disponíveis. Passamos a descrever os indicadores de desempenho: Instalações Físicas (SCIF), com taxa de contribuição de 1,03; Tempo de Espera (SCTE), com taxa de contribuição de 1,08; Atendimento Pessoal/Esclarecimento de Dúvidas (SCAP), com taxa de contribuição de 1,07; Equipamentos Disponíveis (SCEQ), com taxa de contribuição de 0,82; Atuação das Comissões (SCAC), com taxa de contribuição de 1,10 e Eventos Promovidos (SCEP), com taxa de contribuição de 1,07. Notamos uma discreta melhora nos indicadores de desempenho em comparação com o 2.º Trimestre. Os resultados demonstram o comprometimento da equipe de colaboradores bem como da Diretoria, buscando sempre atingir as metas e consequentemente a excelência na prestação de serviços aos inscritos. Registramos abaixo as metas estabelecidas e os resultados obtidos através das pesquisas de satisfação do cliente realizada no mês de setembro conforme segue:

Também analisamos os painéis de bordo do Presidente e dos demais Diretores da Secional, onde constatamos que a Subseção de Porto Feliz não realizou a Pesquisa no 3.º Trimestre, deixando de contribuir com o resultado dos painéis de bordo do Presidente e dos demais Diretores da Secional. Com base na análise do Painel de bordo do Presidente, comparando-se com o 2.º Trimestre notamos uma queda no indicador de desempenho IDPE (Aproveitamento Após Período Experimental), a taxa de contribuição caiu de 1,02 para 0,98, a meta não foi atingida, prejudicando o resultado. Quanto aos demais indicadores de desempenho os resultados obtidos foram satisfatórios e atingiram as metas. Analisando o Painel de bordo dos Diretores, em relação a Presidência, observamos que os indicadores de desempenho SCMC (Satisfação do cliente com meios de comunicação OAB/SP) e IDCP (Cumprimentos de prazos em consultas efetuadas) não atingiram a meta estabelecida. Quanto a Secretaria Geral, o indicador de desempenho IDPE (Aproveitamento Após Período Experimental) ficou abaixo da meta, no entanto, não influenciou o resultado. Notamos ainda, que houve uma pequena queda no resultado relacionado aos indicadores da Vice-Presidência. Quanto a Secretaria Adjunta e Tesouraria houve melhora significativa no resultado se comparado com o 2.º Trimestre. Em atos finais o senhor Presidente deu por encerrada a presente reunião de Análise de Dados e do Painel de Bordo, relacionados com os trabalhos de manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade. E nada mais, havendo a constar, foi a presente ata e reunião encerradas, seguindo devidamente assinada por todos os presentes e por mim que a lavrei. Evelin Vieira. Mogi das Cruzes, 25 de outubro de 2011.